PENYUSUNAN ANGGARAN

Hakikat Anggaran

Anggaran digunakan dalam perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu.

Karakteristik anggaran sebagai berikut :

1. Anggaran mengestimasi kan potensi laba dari unit bisnis tersebut
2. Dinyatakan dalam istilah moneter
3. Biasanya meliputi waktu selama satu tahun
4. Merupakan komitmen manajemen
5. Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi wewenangnya dari pembuat anggaran
6. Setelah disetujui, anggaran hanya dapat diubah dala kondisi-kondisi tertentu
7. Secara berkala, kinerja keuangan actual dibandingkan dengan anggaran, dan varians dianalisis serta dijelaskan

Hubungan dengan Perencanaan Strategis

Baik perencanaan strategis dan penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, namun jenis aktivitas perencanaannya berbeda antara kedua proses tersebut. Proses penyusunan anggaran focus pada satu tahun, sementara perencanaan strategis focus pada aktivitas-aktivitas yang mencakup periode beberapa tahun. Perencanaan strategis mendahului penyusunan anggaran dan menyediakan kerangka kerja dalam mana anggaran tahunan dikembangkan.

Perbedaan lainnya adalah bahwa rencana strategis intinya terstruktur berdasarkan lini produk atau program lain, sementara anggaran terstruktur berdasarkan pusat tanggung jawab.

Perbedaan dengan Prediksi

Anggaran berbeda dengan prediksi dalam beberapa hal.  Anggaran adalah suatu rencana manajemen, dengan asumsi implisit bahwa langkah-langkah positif akan diambil oleh pembuat anggaran guna membuat kegiatan nyata sesuai dengan rencana.

Kegunaan Anggaran

Penyusunan Anggaran operasi mempunyai empat tujuan utama:

1. Untuk menyelaraskan dengan rencana strategi
2. Untuk membantu mengoordinasikan aktivitas dari beberapa bagian
3. Untuk menugaskan tanggung jawab kepada manajer
4. Untuk memperoleh komitmen yang merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja actual manajer

Isi dari Anggaran Operasi

Isi dari anggaran operasi terdiri dari rencana strategis, anggaran modal, anggaran kas, dan anggaran neraca

Proses Penyusunan Anggaran

Organisasi

Departemen Anggaran

Biasanya melapor kepada kontroler korporat, menangani arus informasi dari sistem pengendalian anggaran. Departemen anggaran melakukan beberapa fungsi berikut ini :

a.       Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusunan anggaran.

b.      Mengooedinasikan dan menerbitkan setiap tahunnya asumsi-asumsi dasar tingkat korporat yang akan menjadi dasar untuk anggaran.

c.     Memastikan bahwa informasi disampaikan dengan semestinya antar unit organisasi yang saling terkait

d.      Memberikan bantuan bagi pembuat anggaran.

e.       Menganalisis anggaran yang diajukan oleh pembuat anggaran dan memberikan rekomendasi kepada manajemen senior.

f.       Menangani proses pembuatan revisi anggaran.

Dengan komputer, dan terutama internet, fungsi-fungsi ini dapat dilakukan dengan lebih akurat, lebih sedikit penyalinan dan kesalahan penghitungan, dan jauh lebih cepat.

Komite Anggaran

Terdiri dari anggota-anggota manajemen senior   Di beberapa perusahaan, CEO membuat keputusan tanpa komite. Komite tersebut meninjau dan menyetujui atau menyesuaikan masing-masing anggaran. Dalam perusahaan besar yang terdiversifikasi, komite anggaran mungkin hanya bertemu dengan eksekutif operasi senior untuk meninjau anggaran dari suatu unit bisnis atau sekelompok unit bisnis.

Penerbitan Pedoman

Dalam pengembangan rencana strategis biasanya tidak melibatkan manajer pusat tanggung jawab di tingkat yang lebih rendah. Dengan demikian, ada atau tidak ada rencana strategis, langkah pertama dalam proses penyusunan anggaran adalah mengembangkan pedoman yang mengatur penyusunan anggaran, untuk disebarkan kepada semua manajer. Pedoman ini adalah yang dinyatakan secara implisit dalam rencana strategis dan dimodifikasi sesuai dengan perkembangan yang telah terjadi semenjak disetujui, khususnya kinerja perusahaan sampai tanggal tersebut dan prediksi terakhir.

Isi dari pedoman tersebut, misalnya asumsi inflasi secara umum dan inflasi untuk pos-pos tertentu seperti upah; kebijakan korporat mengenai berapa banyak karyawan yang dapat dipromosikan; kompensasi di tiap tingkat upah dan gaji, termasuk tunjangan; dan kemungkinan untuk membekukanperekrutan.

Usulan Awal Anggaran

Sebagian besar pusat tanggung jawab akan memulai tahun  anggaran dengan fasilitas, karyawan, dan sumber daya lain yang sama seperti yang mereka miliki saat ini. Maka anggaran ini didasarkan pada tingkatan yang ada, yang kemudian dimodifikasi sesuai dengan pedoman.

Perubahan dari tingkat kinerja saat ini dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Perubahan dalam kekuatan eksternal
2. Perubahan dalam kebijakan dan praktik internal

Negosiasi

Mendiskusikan usulan anggaran dengan pejabat di atas. Ini merupakan inti dari proses tersebut.

Slack

Banyak pembuat anggaran cenderung untuk menganggarkan pendapatan agak lebih rendah dan pengeluaran agak lebih tinggi, dari estimasi terbaik mereka mengenai jumlah-jumlah tersebut. Oleh karena itu, anggaran yang dihasilkan, adalah target yang lebih mudah bagi mereka untuk dicapai.

Perbedaan antara jumlah anggaran dan estimasi terbaik disebut slack. Dalam memeriksa anggaran, atasan berusaha untuk menemukan dan menghilangkan slack.

Tinjauan dan Persetujuan

Usulan anggaran diajukan melalui beberapa tingkatan yang berjenjang dalam organisasi. Ketika usulan tersebut mencapai puncak dari unit bisnis, analis mengumpulkan potongan-potongan tersebut bersama-sama dan memeriksa totalnya.

Revisi Anggaran

Salah satu pertimbangan utama dalam penyusunan anggaran adalah prosedur untuk merevisi anggaran setelah disetujui.

Dua jenis umum revisi anggaran :

1. Prosedur yang memungkinkan pemuktahiran anggaran secara sistematis.
2. Prosedur yang memungkinkan adanya revisi dalam keadaan tertentu.

Jika revisi anggaran terbatas hanya pada situasi yang tidak biasanya, maka revisi semacam itu harus ditinjau dengan memadai. Secara umum, izin untuk membuat revisi sebaiknya sulit untuk didapat. Bisa dikatakan, revis anggaran harus dijustifikasi berdasarkan perubahan kondisi yang signifikan dari yang ada ketika anggaran yang asli disetujui.

Suatu hal yang penting bahwa tindakan-tindakan manajemen didasarkan pada informasi terkini yang tersedia. Konsekuensinya, manajer sebaiknya bertindak sesuai dengan informasi paling akhir. Kinerja terus akan diukur terhadap anggaran yang asli, tetapi penjelasan untuk varians yang wajar dapat diterima.

Anggaran Kontijensi

Adalah mengidentifikasikan tindakan-tindakan manajemen yang akan diambil jika ada penurunan yang signifikan dalam volume penjualan dari apa yang telah diantisipasi ketika mengembangkan anggaran (misalnya: tindakan yang akan diambil berdasarkan penurunan 20% dari estimasi terbaik atas volume penjualan). Anggaran kontikensi menyediakan suatu cara yang cepat untuk menyesuaikan dengan kondisi yang berubah jika situasinya telah tiba,

Aspek-aspek Keperilakuan

Beberapa pertimbangan motivasional dalam penyusunan anggaran operasi dijelaskan berikut:

Partisipasi dalam Proses Penyusunan Anggaran

Suatu prose anggaran bisa bersifat dari “atas-ke-bawah” atau dari “bawah-ke-atas.”  Dengan penyusunan anggaran dari atas-ke-bawah, manajemen senior menetapkan anggaran bagi tingkat yang lebih rendah. Dengan penyusunan anggaran dari bawah-ke-atas, manajer tingkat yang lebih rendah berpartisipasin dalam menentukan besarnya anggaran.Tetapi, pendekatan dari atas-ke-bawah  jarang berhasil. Penyusunan anggaran dari bawah-ke-atas kemungkinan besar akan menciptakan komitmen untuk mencapai tujuan anggaran, dengan pengendalian yang hati-hati. Sebenarnya, proses penyusunan anggaran yang efektif menggabungkan kedua pendekatan tersebut. Penelitian telah menunjukkan bahwa partisipasi anggaran mempunyai dampak yang positif terhadap motivasi manajerial karena dua alasan :

1. Kemungkinan ada peneriman yang lebih besar atas cita-cita anggaranjika anggaran dipandang berada dalam kendali pribadi manajer, dibandingkan bila dipaksakan secara eksternal.
2. Hasil penyusunan anggaran partisipatif adalah pertukaran informasi yang efektif. Besar anggaran yang telah disetujui merupakan hasil dari keahlian dan pengetahuan pribadi dari pembuat anggaran, yang paling dekat dengan lingkungan produk/pasar.

Tingkat Kesulitan dari Target Anggaran

Anggaran yang ideal adalah anggaran yang menantang tetapi dapat dicapai. Dalam istilah statistik, hal ini dapat diartikan bahwa seorang manajer yang berkinerja dengan cukup baikmempunyai kesempatan paling tidak 50% untuk mencapaijumlah naggraran. Salah satu keterbatasan dari target yang dapat dicapai adalah kemungkinan bahwa manajer unit bisnis tidak melakukan usaha yang memuaskan ketika anggaran tercapai.Hal ini dapat diatasi dengan menyediakan pembayaran bonus untuk kenerja actual yang melebihi anggaran.

Keterlibatan Manajemen Senior

Adalah perlu supaya sistem anggaran mana pun menjadi lebih efektif dalam memotivasi pembuat anggaran. Tanpa partisipasi aktif mereka dalam proses persetujuan, akan ada godaan besar bagi pembuat anggaran untuk “bermain-main” dengan sistem tersebut-yaitu, beberapa manajer akan menyerahkan anggaran yang mudah dicapai atau yang berisi kelonggaran yang berlebihan untuk kontijensi yang mungkin.

Departemen Anggaran

Departemen anggaran memiliki masalah keperilakuan yang sangat sulit. Departemen ini harus menganalisis anggaran secara rinci, dan harus yakin bahwa anggaran disusun dengan memadai dan informasinya adalah akurat.

Untuk melaksanakan tugasnya dengan efektif, maka anggota departemen anggaran harus mempunyai reputasi sebagai orang yang tidak memihak dan adil. Juga memilki keahlian yang diperlukan untuk berurusan secara efektif dengan orang lain.

Sumber : buku Management Control System Oleh : Anthony, R.N dan Govindarajan, V

Toko Bunga Surabaya, Jual Karangan Bunga, Jual Bunga Papan